Wat is een keuzemenu (IVR)? Bellers direct naar de juiste afdeling
Een keuzemenu leidt bellers via een gesproken menu naar de juiste persoon of afdeling. Professionele uitstraling, minder doorverbinden en snellere service. Ontdek hoe een IVR-menu werkt en wat het je bedrijf oplevert.
Laatst bijgewerkt:
Een keuzemenu, ook wel IVR (Interactive Voice Response) genoemd, is een geautomatiseerd gesproken telefoonmenu dat bellers via toetskeuzes naar de juiste afdeling leidt. Bijvoorbeeld: "Druk 1 voor verkoop, 2 voor support." In de praktijk werken maximaal drie tot vier opties per niveau het beste. Een keuzemenu vermindert doorverbindtijd en geeft je bedrijf een professionele uitstraling.
Hoe werkt een keuzemenu (IVR)?
Wanneer iemand je bedrijfsnummer belt, hoort de beller een gesproken welkomstboodschap met opties. De beller kiest een optie door een cijfer in te toetsen. Op basis van die keuze wordt het gesprek automatisch doorverbonden met de juiste afdeling, medewerker of belgroep. Het hele proces verloopt automatisch, zonder dat iemand hoeft door te verbinden.
Professionele uitstraling voor elk bedrijf
Een keuzemenu geeft je bedrijf direct een professionele uitstraling. Bellers krijgen het gevoel dat ze met een georganiseerd bedrijf te maken hebben. Zelfs als je een klein team bent, laat een IVR-menu zien dat je bereikbaarheid serieus neemt. Je kunt het welkomstbericht personaliseren met je bedrijfsnaam en de opties die bij jouw organisatie passen.
Combinatie met openingstijden en wachtrijen
Een keuzemenu wordt nog krachtiger als je het combineert met openingstijden en wachtrijen. Buiten kantooruren horen bellers automatisch een ander bericht, bijvoorbeeld met een verwijzing naar e-mail of een terugbelverzoek. Tijdens drukke momenten plaatst een wachtrij bellers in de rij met wachtmuziek, zodat niemand een bezettoon krijgt. Alles werkt naadloos samen.
Een keuzemenu instellen
Bij een modern VoIP-platform stel je een keuzemenu in via een online dashboard. Je bepaalt het welkomstbericht, de keuze-opties en waar elk gesprek naartoe gaat. Wijzigingen zijn direct actief. Je kunt meerdere lagen maken als dat nodig is, maar houd het menu kort — bellers waarderen maximaal drie tot vier opties per niveau.
Voordelen
- Bellers komen direct bij de juiste persoon of afdeling
- Minder tijd kwijt aan doorverbinden
- Professionele uitstraling, ook voor kleine teams
- Combineerbaar met openingstijden voor een ander bericht buiten kantooruren
- Wachtrijen zorgen dat bellers niet worden weggestuurd bij drukte
- Zelf aan te passen via een online dashboard
Keuzemenu bij Foon
Bij Foon is het keuzemenu inbegrepen in het Compleet pakket. Je stelt het zelf in via het online dashboard — geen technische kennis nodig. Combineer het met belgroepen, wachtrijen en openingstijden voor een professionele bereikbaarheid die past bij jouw bedrijf.
Bekijk het Compleet pakketVeelgestelde vragen
Hoeveel opties kan ik in een keuzemenu zetten?
Technisch gezien kun je opties 0 tot 9 gebruiken. Maar in de praktijk werken drie tot vier opties het beste. Te veel keuzes zorgen ervoor dat bellers afhaken. Houd het simpel en overzichtelijk.
Kan ik een eigen welkomstbericht inspreken?
Ja. Je kunt zelf een welkomstbericht inspreken of een professionele voice-over laten maken. Het bericht upload je eenvoudig via het online dashboard.
Wat als een beller geen keuze maakt?
Je kunt instellen wat er gebeurt als een beller niets intoetst. Bijvoorbeeld het menu herhalen, doorverbinden naar de receptie of naar een voicemail. Zo raak je nooit een beller kwijt.
Kan ik een keuzemenu combineren met een belgroep?
Ja, dat is juist de kracht van een keuzemenu. Bellers kiezen een afdeling en worden vervolgens doorverbonden met de belgroep van die afdeling. Meerdere toestellen rinkelen tegelijk, zodat iemand snel opneemt.