Telefooncentrale in de cloud: hoe werkt het en wat kost het?

Een telefooncentrale in de cloud draait niet als kastje op kantoor, maar als software op het platform van je provider. Je belt via internet met een app of IP-toestel, en keuzemenu, wachtrij en belgroepen stel je centraal in de browser in. Je betaalt per account per maand plus de modules die je kiest, zonder aanschaf van een fysieke centrale. Een account is een webphone, de app of een vaste telefoon. Een werkende opstelling bij Foon begint bij 8,30 euro per maand: een account vanaf 5,80 euro plus een telefoonnummer vanaf 2,50 euro. Bij meer accounts zakt de prijs via de staffel tot 2,40 euro.

Wat is een telefooncentrale in de cloud?

Een telefooncentrale in de cloud is de moderne opvolger van de fysieke bedrijfscentrale (PBX) die vroeger in een technische ruimte op kantoor stond. In plaats van een kastje dat je koopt, onderhoudt en na een paar jaar afschrijft, draait de centrale nu als software op de servers van je telefonie-provider. Je gebruikt hem via internet. Onder de motorkap draait Foon op het Voys-platform, dat de routering, de gesprekken en de belfuncties verzorgt.

Deze blog gaat over hoe zo'n cloud-centrale werkt en wat hij kost. Wil je eerst de brede uitleg, wat een telefooncentrale precies is, welke types er zijn en welke functies erin zitten, lees dan ons kennisbank-artikel op /kennisbank/wat-is-een-telefooncentrale. De term hosted VoIP, die vaak in een adem wordt genoemd, gaat specifiek over het hostingmodel (in de cloud in plaats van op locatie). Dat leggen we uit op /kennisbank/wat-is-hosted-voip.

Hoe werkt een cloud-telefooncentrale?

Technisch verandert er onder water veel, maar voor jou als gebruiker komt het neer op vier dingen: de centrale is software, je belt via internet, de routering is slim, en het beheer doe je zelf in de browser.

De centrale is software, geen kastje meer

De belfunctionaliteit die vroeger in een fysieke PBX zat, draait nu als software op het platform van je provider. Bij Foon is dat het Voys-platform. Er staat geen apparaat meer bij jou op kantoor dat kan stukgaan, updates nodig heeft of moet worden vervangen. Onderhoud, back-ups en updates gebeuren centraal aan de kant van het platform.

Je belt via internet met een app of IP-toestel

In plaats van een aparte telefoonlijn gebruik je je internetverbinding. Je belt via een softphone, een app op je laptop of smartphone, of via een vast IP-toestel op het bureau. Bij losse modules is elk apparaat een account. Bij Compleet bel je op bureautoestel, webphone en app onder één medewerker. Als vuistregel heb je ongeveer 100 kbps per gelijktijdig gesprek nodig, wat de meeste zakelijke internetverbindingen halen.

Slimme routering: keuzemenu, wachtrij en belgroepen

De echte meerwaarde zit in de routering. Inkomende gesprekken verdeel je automatisch met een keuzemenu (IVR: toets 1 voor verkoop, 2 voor support), een wachtrij bij drukte, en belgroepen die meerdere collega's tegelijk of na elkaar laten overgaan. Openingstijden zorgen dat er buiten kantooruren automatisch een andere route geldt. Elke functie stel je apart in en betaal je ook apart, daarover verderop meer bij de kosten.

Beheer doe je in de browser

Wijzigingen aan je belplan, een extra medewerker, een aangepast keuzemenu of een andere openingstijd, regel je in een online beheeromgeving. Je hoeft geen monteur meer te laten komen om de centrale te herprogrammeren. Foon richt de eerste opzet voor je in en helpt bij latere aanpassingen.

Verschil met een telefooncentrale op kantoor

Het grootste verschil met een klassieke centrale op kantoor (on-premise PBX) zit in eigenaarschap en kosten. Een fysieke centrale koop je als investering vooraf, inclusief installatie en een onderhoudscontract. Een cloud-centrale is een maandelijkse dienst: je betaalt per account en per functie, en schaalt op of af wanneer je team verandert. De praktische verschillen op een rij:

• Geen hardware-investering vooraf, je betaalt per maand naar gebruik.
• Geen onderhoud, updates of vervanging aan jouw kant; dat gebeurt op het platform.
• Meegroeien of krimpen door accounts toe te voegen of te verwijderen, zonder nieuwe apparatuur.
• Thuiswerken en meerdere locaties werken standaard, omdat alles via internet loopt.
• Nieuwe functies zoals AI-samenvatting of een CRM-koppeling activeer je zonder hardware-upgrade.

Een uitgebreide vergelijking van de types telefooncentrale, van fysiek tot cloud, staat in ons kennisbank-artikel op /kennisbank/wat-is-een-telefooncentrale.

Wat kost een telefooncentrale in de cloud?

De kosten van een cloud-telefooncentrale bestaan uit vijf onderdelen: een bedrag per account per maand, de telefoonnummers, de modules die je activeert, je belminuten naar verbruik en eenmalige activatiekosten. Omdat je alleen betaalt voor wat je aanzet, hangt de eindprijs af van het aantal accounts en je wensen. Hieronder staan de Foon-tarieven per onderdeel.

• Account per maand: van 5,80 euro (1 tot en met 4 accounts) tot 2,40 euro (vanaf 50 accounts). De staffel loopt mee met het aantal accounts. Een account is een webphone, de app of een vaste telefoon.
• Telefoonnummer: een los nummer vanaf 2,50 euro per maand, een 10-blok doorkiesnummers 11,75 euro, een 100-blok 41,50 euro per maand.
• Keuzemenu (IVR): 17,20 euro per maand.
• Wachtrij: 17,20 euro per maand.
• Openingstijden, meldingen, conference of meeluisteren: 5,85 euro per maand.
• CRM-integratie: 5,75 euro per gebruiker per maand die de koppeling gebruikt.
• Microsoft Teams-koppeling: 4,75 euro per gebruiker per maand.
• Gespreksopname: 1,44 euro per 250 belminuten.
• Belminuten nationaal vast: 0,0253 euro per minuut, plus een starttarief van 0,0345 euro per gesprek.
• Eenmalige activatiekosten per account en per module, bijvoorbeeld 69,50 euro voor een keuzemenu of een wachtrij.

Dit zijn de losse componenten. Je totale maandbedrag hangt af van welke modules je aanzet en hoeveel je belt. De volledige, definitieve prijs voor jouw configuratie, inclusief alle eenmalige bedragen, reken je in een paar minuten door via de offerte-tool op /offerte.

Rekenvoorbeeld: een team van 10 accounts

Stel: een bedrijf met 10 medewerkers wil een keuzemenu bij de hoofdlijn, een wachtrij voor drukke momenten en een blok doorkiesnummers. De terugkerende maandkosten van die componenten zien er zo uit:

• 10 accounts (staffel 5 tot en met 19, 4,10 euro per account): 41 euro per maand.
• 10-blok doorkiesnummers: 11,75 euro per maand.
• Keuzemenu: 17,20 euro per maand.
• Wachtrij: 17,20 euro per maand.

Bij elkaar is dat 87,15 euro per maand aan vaste componenten voor dit voorbeeld. Daar komen je belminuten naar verbruik bij (nationaal vast 0,0253 euro per minuut plus een starttarief van 0,0345 euro per gesprek) en eenmalige activatiekosten (bijvoorbeeld 69,50 euro voor het keuzemenu en 69,50 euro voor de wachtrij). Dit is een indicatie op basis van de losse tarieven, geen offerte. Je exacte totaal voor jouw team reken je door via /offerte.

Heb je hardware nodig?

Nee. Voor een cloud-telefooncentrale heb je geen fysieke centrale nodig, en een vast toestel is optioneel. Veel MKB-bedrijven werken volledig app-only: de softphone op laptop en smartphone dekt de dagelijkse belbehoefte. Wil je toch een vast toestel op de balie of receptie, dan kies je voor een IP-toestel, eventueel in een hybride opzet waarbij een deel van het team een toestel heeft en de rest op de app werkt. De centrale, de routering en de belfuncties draaien op het Voys-platform, dus daarvoor hoef je niets aan te schaffen of te installeren.

Overstappen naar een cloud-telefooncentrale

Je bestaande zakelijke nummer meenemen is een wettelijk recht. Je vraagt nummerbehoud aan bij je nieuwe provider, die de aanvraag bij je oude provider indient. Die oude provider mag de aanvraag niet weigeren. Een vaste wettelijke doorlooptijd is er niet; wel schrijft de ACM-richtlijn voor dat de oude provider in 95 procent van de maandelijkse gevallen binnen drie werkdagen reageert en dat de portering in 95 procent van de gevallen op de afgesproken datum plaatsvindt. In de praktijk merk je van die overgang weinig, omdat de oude lijn actief blijft tot de nieuwe werkt. Hoe je een overstap plant zonder onbereikbaar te zijn, staat op /blog/zakelijk-nummer-meenemen-naar-andere-provider.

Zit je nu nog op ISDN of een analoge lijn? Die worden hoe dan ook uitgefaseerd: ISDN is bij KPN sinds 1 april 2022 definitief gestopt, en de koperaansluitingen worden adres voor adres afgeschakeld. Een cloud-telefooncentrale is de standaardvervanging. Het volledige stappenplan om over te stappen zonder downtime staat in onze blog op /blog/overstappen-van-isdn-pstn-naar-voip.

Wat doet Foon?

Foon werkt op het Voys-platform en levert daar de dienstverlening bovenop: de inrichting van je centrale, persoonlijke support vanuit Alkmaar, branche-expertise (onder meer zorg, juridisch, accountancy, horeca en bouw) en hulp bij de overstap en bij koppelingen met je CRM of Microsoft Teams. Onder de motorkap draait de techniek op Voys. Wat Foon toevoegt, is dat je centrale past bij hoe jouw bedrijf werkt en dat je een vast aanspreekpunt hebt dat je situatie kent.

Wil je zien hoe een cloud-telefooncentrale er voor jouw team uitziet? Bekijk de mogelijkheden op /zakelijke-telefonie of reken je configuratie door via /offerte. Je ziet dan de prijs voor jouw aantal accounts, nummers en modules.